INTRODUÇÃO
A existência de propriedades com mais de um proprietário
surgiu por volta da Idade Média, em cidades ao sul da França, sendo que em
Portugal, nas Ordenações Filipinas de 1595, que entrou em vigor em 1603, em
seu Livro 1º, Capítulo LXVIII, § 34º, já havia menção legal sobre a
possibilidade de diferentes proprietários em um mesmo prédio.
"Se uma casa for de dois senhorios de maneira que de um deles seja o sótão e do outro o sobrado, não poderá aquele, cujo for o sobrado, fazer janela sobre o portal daquele cujo for o sótão, ou loja, nem outro edifício algum" [01]
No Brasil também é antiga existência de prédios em
andares com mais de um proprietário, todavia, com o êxodo rural havido entre
as décadas de 60 e 80, estima-se que cerca de 13 milhões de pessoas migram
para as grandes urbes, trazendo inúmeras consequências, entre elas a rápida
expansão da verticalização das residências.
Neste cenário surgiu regramentos e questões infreqüentes
relacionadas a esse modo de vida e a relação entre vizinhos, tal como fez
surgir a necessidade de serviços até então inexistentes ou dispensáveis,
aqui inserido as administradoras de condomínio.
É indiscutível que com a evolução da sociedade (em certos
aspectos para melhor e em outros tantos para pior), estabeleceu-se um novo
estilo de vida, aumentando a sofisticação e complexidade dessas novas moradas,
exigindo-se cada vez mais dos condomínios e dos seus prestadores de serviços.
Exatamente neste panorama é que as empresas administradoras
de condomínios, que outrora administravam folha de pagamento, contas a pagar e
prestavam contas de modo artesanal, tiveram (ou teriam) que adequar-se às
necessidades de seus clientes.
Ocorre que, em virtude da praticamente inexistência de
barreiras para novos entrantes e da alta atratividade [02], o mercado
conta com inúmeras empresas despreparadas e pessoas mau intencionadas, que
seduzindo o cliente pelos baixos honorários, acabam por causar prejuízos
financeiros e morais ao mercado.
Por isso sentiu-se a necessidade de produção deste
trabalho, para alertar quem tenha interesse em entrar nesse mercado, orientar
administradoras de condomínio e esclarecer a todos que de alguma forma, se
envolvem ou utilizam desses serviços.
I – ADMINISTRAÇÃO E SUA NATUREZA JURÍDICA
Administrar é gerir negócio próprio ou alheio,
públicos ou particulares, ou seja, exercer função de administrador.
Via de regra, na administração de condomínio há um
contrato entre as partes (condomínio e administradora), seja ele verbal ou
escrito, onde se estabelece quais atividades serão delegadas à administradora,
portanto, por ser ato bilateral, exclui-se de plano a figura de gestor de
negócios (art. 861, CC [03]).
Em termos gerais, a atividade de uma administradora está
regulamentada pelo Código Civil, principalmente pelos artigos 653 e seguintes,
uma vez que no Brasil ainda não há lei específica para o setor, que exerce
suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio.
Embora se tenha notícia que algumas entidades de classe como
a AABIC [04] (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e
Condomínios), a ABADI [05] (Associação Brasileira das
Administradoras de Imóveis), bem como o SECOVI [06] (Sindicato das
Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais
e Comerciais de São Paulo) estejam envidando esforços para a regulamentação
ou autorregulamentação do setor, com normas específicas, requisitos mínimos
de funcionamento e regulamentação da atividade, isso ainda está em fase de
"gestação", e ainda um pouco distante de ser uma realidade no setor,
restando ao síndicos e condomínios tomarem cuidados mínimos na contratação
de administradores, como se verá no decorrer dessa obra.
Não se quer dizer que o setor é obscuro ou carente de
qualquer lei que o regule, mas sim que não há normas cogentes específicas
para administradoras de condomínio, da relação desta com seus clientes e,
sobretudo, quais o requisitos mínimos para uma empresa ser considerada
especializada em administração de condomínios, como veremos a seguir.
II – OBJETIVO
Várias são as funções de uma administradora, que se
classificam em: a) principal; b) secundárias e; c) eventuais.
A função precípua ou principal de uma
administradora é auxiliar o síndico no exercício das atividades cotidianas do
edifício, orientando-o sobre os aspectos legais e dando-lhe suporte às
atividades administrativas, tais como: contabilização de receitas e despesas,
elaboração de folha de pagamento e realização dos pagamentos, emissão de
boletos de pagamento das cotas condominiais, confecção da pasta de prestação
de contas mensal, assessoramento pré e pós assembléias gerais etc.
Observe-se, no entanto, que não cabe à administradora
tomar decisões ou providências, mas tão somente alertar ao representante
legal do condomínio para que o faça, cabendo ao síndico determinar ou
não providências, assumindo eventual risco de não fazê-lo.
Obviamente, poderá ser contratada a tomada de providências
pela administradora, entretanto, além não ser usual, implica numa série de
providências jurídicas e contratuais para que se tenha o efeito desejado, como
autorização assemblear para a tomada dessas providências, contrato escrito
delimitando a atuação, a outorga de procuração específica e a remuneração
para tais atos.
As atividades secundárias são aquelas que embora
relacionadas ao cotidiano do condomínio, são causais, não são previstas e
não têm data aprazada para ocorrer. Por exemplo, emissão de circulares,
multas e advertências, orientação sobre a Convenção do Condomínio, sobre
Regulamento Interno, sobre prazos e forma de realizar assembléias, entre
outras.
Já as atividades eventuais se subdividem em: a) eventuais
contratadas e; b) eventuais especiais.
As atividades eventuais são aquelas esporádicas,
decorrentes de certos serviços (Ex: realização de Assembléia Geral pelos
funcionários da administradora), bem como em virtude de épocas do ano (entrega
de RAIS e DIRF, por exemplo).
São atividades que, apesar de não ser a finalidade
contratual principal, possui a administradora condição técnica, material e
tecnológica para fazê-lo.
Assim, temos que atividades eventuais contratadas são
aquelas que se enquadram na situação acima, estão contempladas ou ajustadas
no contrato firmado entre a administradora e o condomínio, podendo ou não
incidir custo extra.
Por sua vez, atividades eventuais especiais são aquelas cujo
custo não está incluso e muitas vezes não previstos no contrato, devendo ser
tratado à parte mediante sua necessidade.
Exemplificamos. Não é de responsabilidade de uma
administradora cadastrar um condomínio novo no sistema de economias da Sabesp,
possibilitando que o condomínio deixe de pagar como um único grande
consumidor, passando a ser considerado o número de suas unidades na divisão,
mas isso poderá ser ajustado.
Em que pese a administradora ter know-how para esse
tipo de trabalho, não é de sua responsabilidade, já que isso pode ser feito
pelo próprio síndico ou por despachante habilitado.
É claro que muitas administradoras podem incluir esta
atividade em seu contrato, mas deve ser ter em mente que se trata de trabalho
eventual especial, por não ser de sua atribuição principal.
Não bastasse isso, pode ocorrer de serem criadas
obrigações supervenientes ao firmamento do contrato, sendo que nesse caso
também nascem atividades especiais, exatamente por não terem e não poderem
ter sido contempladas em contrato, devendo ser objeto de aditivo contratual e
discussão de seu custo.
III – O SÍNDICO
O síndico pode ser pessoa, física ou jurídica, moradora ou
não do condomínio, a quem cabe representar o condomínio no que respeita aos
direitos e deveres deste último.
Singelamente falando, ao síndico cabe arrecadar as cotas de
condomínio, realizar os pagamentos devidos, intermediar conflitos visando o bem
da coletividade e a valorização do patrimônio comum, sempre prestando contas
à coletividade.
Os deveres do síndico estão elencados no artigo 1.348 do
Código Civil, que diz:
"Art. 1.348. Compete ao síndico:
I - convocar a assembléia dos condôminos;
II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III - dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;
V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII - prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
IX - realizar o seguro da edificação...(omissis)"
Como posto acima, parece bem simples a função do síndico,
contudo, poucos sabem da responsabilidade que acompanha tal encargo, já que uma
simples tarefa pode ter várias vertentes e implicações, bem como exigir uma
grande experiência. Senão vejamos:
COTAS CONDOMINIAIS -
Para se chegar ao valor da cota condominial, o síndico
precisa:
a)Saber o que compõe o valor de rateio –
O síndico precisa inteirar-se de suas despesas fixas e datas
de pagamento, pois disso dependerá o valor a ser rateado.
É imprescindível que o representante legal do edifício
conheça quais são as despesas e receitas do seu condomínio, pois somente com
esse conhecimento poderá elaborar uma previsão orçamentária real e útil.
Quando dizemos conhecer as despesas e receitas, isto não
quer dizer somente o seu valor, mas sim a constituição desses, os que são
fixos e os que são variáveis, pois somente analisando o histórico do
condomínio é que se pode chegar à conclusão do gasto real do condomínio.
Não basta saber que o condomínio gasta 50% ou 60% do valor
arrecadado com folha de pagamento, é preciso saber se nesse valor todos os
encargos trabalhistas estão sendo pagos, se a escala de horários está correta,
se as horas extras pagas estão corretas ou até mesmo qual tem sido a
tendência de aumento quando do dissídio coletivo da categoria, pois feita essa
análise o valor pago poderá variar para mais ou para menos, refletindo
diretamente no valor da cota condominial individual.
Ocorre que, a verificação desses itens abrangem questões
fixadas em Lei, em Convenções Coletivas [07], e muitas vezes de
administração dos recursos humanos, o que exige tempo e experiência para seu
seguimento.
b) Saber datas e índices de reajustes –
O síndico precisa inteirar-se sobre o índice aplicável e
época de reajuste de cada tipo de obrigação, prevendo possíveis aumentos.
Não se pode olvidar das datas de reajuste de contratos como:
manutenção de elevadores, manutenção de bombas, terceirizações,
manutenções de portões, pára-raios e interfones, bem como de qualquer outro
contrato que tenha periodicidade de reajuste previsto, pois quando da
elaboração do orçamento para o próximo ano, deverão ser eles contemplados,
caso contrário faltará dinheiro para pagá-los, obrigando o condomínio a
expedir rateio extraordinário.
Esse controle e acompanhamento são realizados por
administradoras de condomínio, que, comumente, mantêm uma agenda de
vencimentos de contratos e outras obrigações do condomínio, além de já
terem uma enorme prática para detectarem "engodos" no mercado,
evitando onerar desnecessariamente o condomínio. Exemplo dessas
"armadilhas" são as correspondências enviadas a condomínios
residenciais, com selos e timbres parecidos com órgãos governamentais, SABESP
e Prefeitura Municipal, dizendo que é obrigatória a análise de água.
c) Saber a forma de rateio -
O síndico deve saber a forma como é feito o rateio entre os
condôminos, já que o valor poderá variar de um apartamento para o outro
devido ao fator ideal, ou seja, deverá buscar na Especificação do Condomínio
qual é a fração ideal correspondente a cada unidade, tal como na Convenção
Condominial o que cada um deve ou não pagar.
Não raras vezes, condomínios que possuem lojas em seu andar
térreo, excluem essas unidades no rateio de despesas ordinárias, já que delas
não se aproveitam.
Com efeito, tais despesas serão rateadas apenas pelas
unidades cuja a Convenção ou Especificação determinar, o que também faz
refletir no valor da cota condominial.
Aliás, esta questão merece melhor análise e preocupação
por parte de síndicos, administradores e juristas, pois poderá haver
implicações fáticas que alteram a nossa afirmação anterior.
d) Saber o que arrecadar –
O síndico deve atentar se a norma interna prevê
obrigatoriedade na fixação de fundo de reserva ou fundo de obras e qual o seu
valor, o que também poderá interferir no valor final da cota a ser arrecadada,
já que, comumente, esse valor é um percentual a mais sobre a cota ordinária.
Bom lembrar que em algumas Convenções Condominiais, a
assembléia poderá determinar a suspensão de arrecadação desses fundos, por
isso indispensável a atenta leitura da Especificação e Convenção do
edifício.
Também é comum verificar que alguns condomínios evitam
reajustar certas contas, suplementando-a com outras. Por exemplo: manter uma
conta ordinária negativa, sendo o condomínio suprido em suas necessidades
cotidianas pelo fundo de obras.
A arrecadação equivocada e a utilização de forma
incorreta podem acarretar prejuízos ao condomínio e até mesmo a
responsabilidade civil do síndico.
Tivemos a oportunidade de conhecer um caso em que o Oficial
de Justiça penhorou, para garantia trabalhista, todo o valor que o condomínio
tinha em sua conta de ordinária, simplesmente ignorando que a conta de fundo de
reserva estava negativa em valor equivalente ao da ordinária, ou seja, foi
penhorado valor que o condomínio não possuía, ficando o síndico como fiel
depositário do valor.
e) Conhecer a Inadimplência e a Mora –
O síndico precisa conhecer e entender qual o percentual
regular de inadimplência e qual é a mora do edifício, que também é fator
variante da cota condominial.
É considerada mora o mero atraso no pagamento da cota
condominial e quando não se acumula com outro mês, pois devendo mais que um
mês passa a ser inadimplência.
Tanto a mora como a inadimplência traz dificuldades ao
condomínio, pois embora a inadimplência seja mais nefasta às contas do
condomínio, trazendo-lhe prejuízo, a mora também é fator que faz aumentar o
valor da cota condominial, já que o condomínio deve arrecadar mais que o que
seria necessário para poder ter dinheiro para arcar com suas contas até que o
condômino em mora pague sua cota.
Para melhor entendermos, imaginemos a folha de pagamento de
um condomínio no valor de R$ 5.000,00, que deve ser pago impreterivelmente até
o 5º (quinto) dia útil do mês. Agora imagine se dois condôminos deixarem de
pagar suas cotas, vindo pagar somente no final do mês. O condomínio não terá
dinheiro suficiente para pagar seus funcionários, estando sujeito à multa e a
rescisão indireta do contrato de trabalho.
O valor da cota condominial a ser arrecadada depende de uma
previsão orçamentária, fundamentadamente elaborada, evitando-se que pessoas
ou empresas inexperientes ou despreparadas venham causar futuros prejuízos ao
condomínio.
Mas não é só, pois aqui também entra a cobrança
extrajudicial ou judicial dos inadimplentes.
Indiscutível que a redução da multa imposta ao condômino
inadimplente, ao patamar de 2%, muito prejudicou os condomínios, assim, para
não piorar ainda mais esta situação, necessário se faz uma atuante, porém
cautelosa cobrança, o que nem sempre é possível ao síndico, que possui
outros afazeres e não quer se indispor pessoalmente com seu vizinho devedor,
pois embora ele, síndico, saiba diferenciar sua função da vida social, via de
regra o devedor não sabe, razão pela qual esse tipo de atividade é melhor
exercida por um terceiro.
1 - A PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA
Uma vez analisadas quais as despesas mensais do edifício, é
possível se fixar uma projeção anual ou até mesmo mensal, considerando os
itens acima mencionados.
A fixação do valor individual da cota condominial é
comumente fixada utilizando-se a fração ideal mencionada na Especificação do
Condomínio, onde por operação aritmética se chega ao valor devido. Ex:
Imóvel "A", com 80 m2 de área útil privativa e 100m2 de área
total, correspondendo-lhe uma fração ideal (F.I.) de 0,8999% - Valor
ordinário (V.O.) a ser rateado R$ 20.000,00 – Valor da Cota (V.C.) será sua
multiplicação pelo fator ideal .
V.O. R$ 20.000,00 x F.I. 0,8999% = Valor da Cota R$ 179,98
Todavia, existem casos, não raros, que referido documento é
impreciso na totalização das áreas, ou muito antigo, não coadunando com
posições legais recentes, de modo que se torna imprescindível sua
interpretação e, muitas vezes, negociação para sua adequação com os
interessados para se chegar a um termo.
Caso típico da situação acima narrada é quanto à
fração ideal de participação de lojas com entradas, medidores de luz e água
autônomas, onde se tem decidido nos Tribunais que é de se levar em conta os
serviços realmente utilizados pelas lojas para efeito de rateio.
Aqui entra o trabalho de interpretação e negociação, pois
casos existirão que não bastará a mera aplicação da aritmética, sendo
necessário estabelecer o critério de rateio, quais são os gastos individuais
de cada, bem como os comuns, devendo antever a forma de demonstrar isso aos
demais condôminos.
2 - PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES CONDOMINIAIS
É no pagamento das despesas condominiais que se exige a
maior atenção e preparo do representante do condomínio, pois caso traga algum
prejuízo poderá ser interpelado judicialmente a indenizar o prejuízo causado,
ainda que ele não tenha sido causado propositadamente.
Algumas despesas exigem sejam observadas obrigações legais
relativas às retenções tributárias, fiscais e previdenciárias, tal como a
retenção de INSS do prestador que labora para o condomínio, nos casos em que
a lei estabelece, uma vez que além da altíssima multa aplicada, o edifício
torna-se co-responsável pelo não recolhimento por parte do prestador de
serviço.
Também existem obrigações de cunho trabalhista, que vão
desde o registro, observância da Convenção Coletiva, cálculo de horas
extras, férias, descontos e recolhimentos previdenciários ou decorrentes de
ordem judicial, até à obrigatória informação anual em DIRF e RAIS.
Concluímos então que, uma pessoa leiga ou uma empresa não
especializada pode ser organizada, ter boa vontade e dominar um certo assunto,
como contabilidade ou advocacia, entretanto, a administração edilícia envolve
aspectos que vão além e são muito mais específicos, abrangendo de uma só
vez especialidades contábeis, legais, fiscais e administrativas, aplicáveis
com minúcias ao setor imobiliário.
É natural que uma advocacia foque muito mais aspectos
contratuais e legais, notadamente de relacionamento e vizinhança. O mesmo
ocorrendo com contabilidades que primam pela impecável demonstração de ativo
e passivo, inventário patrimonial e até, às vezes, sobre algumas questões
tributárias.
Por outro lado, uma administradora especializada em
condomínios, por ter foco exclusivo nesse, está sempre atualizada e preparada
para todas as questões que o envolvam, pois o objeto único de sua existência
é a vida condominial.
IV - CONSIDERAÇÕES FINAIS
As atividades acima mencionadas, são apenas algumas das
atividades de um síndico e de uma administradora, pois existem outras
atividades como: administração da vida coletiva; responsabilidades
representativas ao condomínio; responsabilidades de manutenção ao
condomínio; implantação de condomínios novos; suporte e providências em
recebimento de empreendimentos novos, etc.
Aliás, uma administradora especializada em condomínios pode
ir além, auxiliando e orientando as construtoras em projetos de empreendimentos
novos (visando facilitar a vida cotidiana desses condomínios e baratear os
custos de sua manutenção); orientando e intermediando a relação entre o
condomínio e "síndicos profissionais", entre outros.
Com esse breve artigo não pretendemos esgotar o assunto,
até porque, como dito, existem outros encargos inerentes aos síndicos e às
administradoras, os quais pretendemos abordar em artigo posterior.
O que se tenciona aqui, é demonstrar questões que possam
suscitar a curiosidade de todos aqueles que moram, ou de alguma forma se
interessam pela vida condominial, de modo a evidenciar quais são as efetivas
responsabilidades de um síndico, qual o real papel de uma administradora e a
posição desses perante aos moradores.
Notas
- Chaves, João Queiroga - Direitos e Deveres dos Condóminos – Lisboa - Quid Juris, 2006 - Pg. 11.
- Não há legislação que imponha requisitos mínimos ou dificulte a entrada no mercado de novos concorrentes, que por sua vez são atraídos pela equívoca idéia de lucro fácil com baixa responsabilidade .
- Art. 861. Aquele que, sem autorização do interessado, intervém na gestão de negócio alheio, dirigi-lo-á segundo o interesse e a vontade presumível de seu dono, ficando responsável a este e às pessoas com que tratar.
- www.aabic.com.br
- www.abadi.com.br
- www.secovi.com.br
- convenção coletiva é acordo de caráter normativo, entre um ou mais sindicatos de empregadores, definindo as condições de trabalho que vão atuar sobre todos os trabalhadores dessas empresas, sendo que sua aplicação, à categoria, independe ou não do trabalhador ser sócio ou não do sindicato, pois o efeito é erga omnes ( artigo 611 da CLT ). Acesso em 12.02.2009 – www.direitonet.com.br – autora Deise Cristiane Valente Santej
Autor: Paulo Henrique Pereira Bom
Fonte: Revista Jus Navigandi
Bem detalhado este post, mas acho que a maioria dos síndicos não está por dentro de todas as suas atribuições e responsabilidades.
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