ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS

Apresentação do Negócio

Administração de condomínios é um negócio que está relacionado à conveniência e comodidade.
Com a crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural para otimizar os espaços da malha urbana. Tornou-se complexo administrar esses condomínios e a amplitude de problemas que fazem parte da sua rotina diária. A terceirização desses serviços passou a ser uma realidade para minimizar a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o que exige maior profissionalização e melhoria na qualidade dos serviços prestados à comunidade.
Uma empresa de administração de condomínios pode se dedicar à administração de condomínios residenciais, comerciais ou industriais.

Serviços envolvidos:
- Constituição de Condomínio;
- Administração de Condomínio;
- Contabilidade de Condomínio;
- Assessoria Jurídica Condominial;
- Auditoria de Condomínio;
- Assessoria no Gerenciamento Condominial;
- Consultoria Administrativa e Financeira;
- Consultoria Tributária, Fiscal, Trabalhista e Contábil.

Serviços específicos:
- Constituição do condomínio – assembléia, atas, registros, etc;
- Elaboração de previsão orçamentária;
- Cobrança de valores mensais dos condôminos – fixos e extras;
- Emissão de boletos de cobrança para quitação em bancos;
- Manutenção de cadastros dos condôminos;
- Demonstrativo de receitas e despesas para cada unidade do condomínio;
- Administração de pessoal - funcionários ou prestadores de serviços;
- Assessoria para manutenção, reformas e serviços em geral;
- Controle de vencimento de seguros e renovações de apólices;
- Elaboração de relatórios de inadimplentes;
- Representação do Condomínio perante órgãos da administração pública e outras instituições;
- Elaboração da contabilidade do condomínio;
- Pagamentos e recebimentos diversos;
- Organização de assembléias – editais e assessoria geral;
- Emissão de relatórios fiscais, contábeis e de Departamento pessoal;
- Assessoria legal para a manutenção da ordem;
- Outros serviços, de acordo com a necessidade dos clientes.

A Administradora deve contar com parcerias nas áreas contábil, financeira e jurídica, pois necessitará de serviços de profissionais competentes nessas áreas, para agregar em suas atividades.
A inadimplência dos condomínios é pequena, logo o empreendedor poderá contar com uma boa perspectiva de receber em dia pelos serviços prestados.
Outros segmentos que podem ser atendidos são os hotéis, hospitais, escritórios, clubes, pontos comerciais e indústrias.

Localização

A localização de uma administradora de condomínios deve favorecer o acesso das pessoas que se relacionam com a empresa. Deve possuir estacionamento ou estar próxima de áreas públicas ou de outros estabelecimentos que possuam vagas disponíveis.
É importante estar próxima de centros bem servidos por transportes públicos. Deve ser levada em conta a facilidade de deslocamento para as diversas regiões urbanas ou industriais.

Exigências legais específicas

É necessário contratar um contador profissional para legalizar a empresa nos seguintes órgãos:
- Junta Comercial;
- Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
- Secretaria Estadual de Fazenda;
- Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;
- Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da Constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano a Contribuição Sindical Patronal);
- Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”.

Além do cumprimento das exigências acima, é necessário pesquisar na Prefeitura Municipal se a Lei de Zoneamento permite a instalação de administradora de condomínios com estacionamento no local.
O Sebrae local poderá ser consultado para orientação.

Estrutura

A estrutura de uma administradora de condomínios é simples, sendo importante também considerar o perfil do cliente e o mix de serviços que será disponibilizado para contratação.
Basta uma área destinada à recepção e atendimento da clientela, apoio administrativo e um espaço para depósito de materiais e arquivo de documentos. É importante ter estacionamento.

Recepção e Atendimento – Na recepção e atendimento são atendidos os síndicos, profissionais contratados, e os condôminos. É onde se dá o contato pessoal com a clientela, portanto a ambientação deve ser leve, bem iluminada, e agradável. Se for de interesse do empresário, poderá haver salas de reuniões, balcão, ou box de atendimento individualizado.

Apoio Administrativo – Nessa área ficam as atividades administrativas direcionadas à operacionalização do negócio, como: realização de contratos, produção de regulamentos, convenções de condomínios, produção de relatórios, documentos de cobranças, controles diversos e demais atividades necessárias ao bom andamento do empreendimento. A gerência da administradora ficará a cargo do proprietário ou pessoa por ele designada.

Depósito de materiais e arquivo – Destinado à estocagem de materiais de uso interno e à guarda de documentos relativos a cada condomínio administrado.

Estacionamento – Se não houver disponibilidade permanente de vagas nas proximidades será necessário realizar convênio com estacionamento próximo.

Pessoal

A quantidade de profissionais está relacionada ao porte do empreendimento. Para uma administradora de condomínio de pequeno porte pode-se começar com cinco empregados, sendo:
- três auxiliares de escritório;
- dois atendentes – atendimento interno e visita aos condomínios atendidos;
- office-boy para os serviços bancários e entrega de documentos – pode ser terceirizado.

As atividades de assessoria jurídica, contabilidade e administração de pessoal podem ser terceirizadas através da contratação de profissionais liberais e empresas especializadas.
A atividade de administração pode ser executada pelo empresário ou por um empregado contratado. È importante que o administrador possua formação em administração ou direito.
O empresário deve contratar pessoas com experiência comprovada e com boas referências de empregos anteriores. Caso prefira capacitar novos colaboradores, deverá procurar cursos específicos existentes no mercado, que preparem as pessoas para as atividades administrativas.
A qualidade do atendimento é fator fundamental para o sucesso do negócio.
O treinamento dos funcionários que vão prestar serviços no condomínio deve ter como objetivo o desenvolvimento das seguintes competências:
- Cortesia e atenção para tratar bem todos os moradores do condomínio.
- Habilidade de relacionamento;
- Bom conhecimento da sua atividade.
O empreendedor deverá participar de seminários, congressos e cursos direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se atualizado e sintonizado com as tendências do setor.
Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, conseqüências desagradáveis.
O Sebrae da localidade poderá ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos adequados.

Equipamentos

São necessários os seguintes móveis e equipamentos:
- três microcomputadores completos;
- uma impressora, com fax e scanner;
- um cofre de aço – porte médio;
- duas linhas telefônicas – uma com canal ADSL;
- móveis de escritório (mesas, cadeiras, armários e estantes)
- calculadora de mesa.

Matéria Prima/Mercadoria

Trata-se de empresa prestadora de serviços e não requer matéria prima ou insumos.

Organização do processo produtivo
Os processos de uma administradora de condomínios são divididos em:

1. Serviço de atendimento ao cliente – é o processo responsável pelo contato com os síndicos, podendo haver atendimento a condôminos, em certos casos. Esse serviço poderá ocorrer nas dependências do escritório ou no próprio condomínio. Recebe as demandas e devolve soluções.

2. Produção dos serviços – responsável pela atividade terceirizada pelo cliente. Correspondem à produção de todos os serviços de cobranças, pagamentos, contratações de pessoal, controles diversos, elaboração de relatórios, assessoria contábil, financeira, jurídica, representação do condomínio perante instituições externas e outros. É realizado pelo apoio administrativo, pelo gerente do empreendimento e pelos prestadores de serviços terceirizados.

Automação

Há no mercado uma boa oferta de sistemas para gerenciamento de administradoras de condomínios. Os softwares possibilitam o controle de contas a pagar e a receber, emissão de boletos de cobrança, cadastro de clientes, serviço de mala direta para clientes e potenciais clientes, cadastro de móveis e equipamentos, fornecedores, folha de pagamento, fluxo de caixa, fechamento de caixa etc.

Canais de distribuição

Os serviços são prestados de forma direcionada aos usuários.

Investimentos

Investimento compreende todo o capital empregado para iniciar e viabilizar o negócio até o momento de sua auto-sustentação. Pode ser caracterizado como:
- investimento fixo – compreende o capital empregado na compra de imóveis, máquinas, equipamentos, móveis, utensílios, instalações, reformas, veículos (se for o caso) etc;
- investimentos pré-operacionais – são todos os gastos ou despesas realizadas com projetos, pesquisas de mercado, registro da empresa, projeto de decoração, honorários profissionais e outros;
- capital de giro – é o capital necessário para suportar todos os gastos e despesas iniciais, geradas pela atividade produtiva da empresa. Destina-se a viabilizar as compras iniciais, pagamento de salários nos primeiros meses de funcionamento, impostos, taxas, honorários de contador, despesas com vendas, financiamento de vendas a prazo, giro de estoques e outros.
Para uma pequena administradora de condomínios, o empreendedor terá que dispor de capital suficiente para fazer frente aos seguintes itens de investimento:

- reforma e adaptação da sala - inclui placa de identificação e mecanismos de segurança;
- três microcomputadores completos, software de gestão, impressora;
- infra-estrutura de comunicação – telefone, internet, site;
- móveis e equipamentos para o escritório;
- despesas de registro da empresa, honorários profissionais, taxas etc;
- compra de veículo, se for o caso;
- capital de giro para suportar o negócio nos primeiros meses de atividade.

Capital de Giro

Capital de giro é um montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir a dinâmica do seu processo de negócio.
O capital de giro precisa de controle permanente, pois tem a função de minimizar o impacto das mudanças no ambiente de negócios no qual a empresa atua.
O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente, à ocorrência dos fatores a seguir:

- variação dos diversos custos absorvidos pela empresa;
- aumento de despesas financeiras, em decorrência das instabilidades desse mercado;
- aumento dos índices de inadimplência.

O empreendedor deverá ter um controle orçamentário rígido de forma a não consumir recursos sem previsão.
O empresário deve evitar a retirada de valores além do pró-labore estipulado, pois no início todo o recurso que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando o crescimento e a expansão do negócio. Dessa forma a empresa poderá alcançar mais rapidamente sua auto-sustentação, reduzindo as necessidades de capital de giro e agregando maior valor ao novo negócio.
No caso de uma administradora de condomínios, o empresário deve reservar em torno de 20% do total do investimento inicial para o capital de giro. Este ramo de negócio trabalha com recebimentos à vista, podendo contar com retorno rápido de capital.

Custos

São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente ao preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, matéria-prima e insumos consumidos no processo de produção.
O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental, a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.
Os custos para abrir uma administradora de condomínios devem ser estimados considerando-se os itens abaixo:

1. Salários, comissões e encargos;
2. Tributos, impostos, contribuições e taxas;
3. Aluguel, taxa de condomínio, segurança;
4. Água, luz, telefone e acesso a internet;
5. Serviços de limpeza, higiene, manutenção e segurança;
6. Assessoria contábil;
7. Propaganda e publicidade da empresa;
8. Aquisição de material de escritório e limpeza.

Diversificação/Agregação de valor

Além dos serviços tradicionais (contabilidade, finanças, assessoria jurídica e gestão de recursos humanos), as empresas estão agregando valor através de novas atividades oferecidas, como:

- serviços de massagistas e professores de educação física, para fitness;
- serviço de som ambiente;
- programa de educação ambiental;
- plano de redução de despesas do condomínio;
- Serviços especiais de acordo com a necessidade do condomínio.

A construção de um portal na internet também é um instrumento de grande agregação de valor. Através do portal o síndico pode se comunicar rapidamente com a administradora, ter acesso à posição financeira do condomínio em tempo real, ao andamento de cobranças judiciais, às unidades em atraso, ao resumo da inadimplência nos últimos meses, a acordos com devedores e a todas as contas do condomínio, pagas e a vencer. Também é possível checar os parâmetros de cobrança amigável, o número de parcelas possíveis num acordo e o eventual ajuizamento de ações na Justiça.
Os demais condôminos, assim como o síndico, podem acessar o resumo anual de despesas, balancetes, folha de pagamento, atas de assembléias, circulares, regimento interno, manuais de síndico e zelador, tabela de temporalidade de documentos, notícias, calendário de cursos e respostas às dúvidas mais freqüentes sobre o dia-a-dia de um condomínio.
É importante pesquisar junto aos concorrentes para conhecer os serviços que estão sendo adicionados e desenvolver opções específicas com o objetivo de proporcionar ao cliente um produto diferenciado. Além disso, conversar com os clientes atuais para identificar suas expectativas é muito importante para o desenvolvimento de novos serviços ou produtos personalizados, o que amplia as possibilidades de fidelizar os atuais clientes, além de cativar novos.

Divulgação

Os meios para divulgação de uma administradora de condomínios variam de acordo com o porte e o público-alvo escolhido. Para um empreendimento de pequeno porte, a mala direta é um sistema barato e simples, no qual pode ser utilizado o cadastro de clientes, obtido através de lista telefônica.
Recomenda-se, também, o uso de um folder bem estruturado com informações sobre os serviços prestados e a experiência da empresa no ramo do negócio.
A visita agendada ao condomínio, para apresentação da proposta da empresa pode dar bons resultados, uma vez que permite contato direto e oferece a possibilidade de iniciar negociações imediatas ou agendar novo encontro em período próximo ao vencimento do contrato atual.
Na medida do interesse e das possibilidades, poderão ser utilizados anúncios em jornais de bairro, jornais de grande circulação, rádio, revistas, outdoor e internet.
A divulgação através de site na internet representa uma possibilidade de comunicação muito interessante, onde se coloca a relação dos clientes e depoimento dos síndicos sobre a qualificação da empresa.
Outros recursos poderão ser utilizados e, se for de interesse do empreendedor, um profissional de marketing e comunicação poderá ser contratado para desenvolver campanha específica.

Informações Fiscais e Tributárias

O segmento de administração de condomínios, assim entendidas as atividades das administradoras de imóveis que combinam os serviços de natureza imobiliária com serviços de gerência operacional e administrativa, não poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, por expressa vedação legal emitida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, através do artigo 17, incisos XI e XIII, uma vez que configuram a prestação de serviços decorrentes do exercício de atividade intelectual, de natureza técnica, científica, desportiva, artística ou cultural, que constitua profissão regulamentada ou não, bem como a que preste serviços de instrutor, de corretor, de despachante ou de qualquer tipo de intermediação de negócios.
Ademais, por meio do Anexo II da Resolução CGSN nº 6/2007 foram relacionados os códigos de atividades econômicas previstos na CNAE que abrangem concomitantemente atividade impeditiva e permitida ao Simples Nacional (aí se incluem as atividades de ‘”Gestão e Administração da Propriedade Imobiliária”. Ou seja, são códigos que comportam mais de uma atividade, dentre as quais encontram-se tanto impedidas como permitidas. É a chamada relação "ambígua".
No caso das CNAE ambíguas, por ocasião da opção, a microempresa ou empresa de pequeno porte deverá prestar declaração de que exerce tão somente atividades permitidas no Simples Nacional. Assim, não poderá optar pelo SIMPLES Nacional as empresas com a atividade de administração de condomínio, podendo optar somente a atividade, cobrança de condomínio, desde que as cobranças sejam extrajudiciais.
Dessa forma, o segmento de negócio de administração de condomínio deverá optar por um dos regimes de tributação abaixo:
Lucro Real: É o lucro líquido do período de apuração ajustado pelas adições, exclusões ou compensações estabelecidas em nossa legislação. Este sistema é o mais complexo de todos; entretanto, dependendo de uma série de fatores a serem avaliados, o lucro real pode ser opção vantajosa para o segmento.

Alíquotas:

- IRPJ - 15% sobre a base de cálculo (lucro líquido). Haverá um adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20.000,00, multiplicado pelo número de meses do período. O imposto poderá ser determinado trimestralmente ou anualmente;
- CSLL - 9%, determinada nas mesmas condições do IRPJ;
- PIS - 1,65% - sobre a receita bruta total, compensável;
- COFINS – 7,6% - sobre a receita bruta total, compensável.

Lucro Presumido: É o lucro que se presume através da receita bruta de vendas de mercadorias e/ou prestação de serviços. Trata-se de uma forma de tributação simplificada utilizada para determinar a base de cálculo do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro (CSLL) das pessoas jurídicas que não estiverem obrigadas à apuração do lucro real. Nesse regime a apuração do imposto será feita trimestralmente.
A base de cálculo corresponde a 32% da receita bruta para a atividade de centro de estética. A alíquota é mesma determinada para o Lucro Real.

Alíquotas:

- IRPJ - 15% sobre a base de cálculo (após a aplicação do percentual sobre a receita bruta). Haverá um adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20.000,00, multiplicado pelo número de meses do período. O imposto poderá ser determinado trimestralmente ou anualmente;
- CSLL - 9%, determinada nas mesmas condições do IRPJ;
- PIS - 0,65% - sobre a receita bruta total;
- COFINS – 3% - sobre a receita bruta total.

Já no caso das contribuições previdenciárias (tanto para o lucro real quanto para o lucro presumido):

- INSS - Valor devido pela Empresa - 20% sobre a folha de pagamento de salários, pró-labore e autônomos;
- Valor devido pelo Empresário e Autônomo - A empresa também deverá descontar e reter na fonte, 11% da remuneração paga devida ou creditada a qualquer título no decorrer do mês, ao autônomo e empresário (sócio ou titular), observado o limite máximo do salário de contribuição (o recolhimento do INSS será feito através da Guia de Previdência Social - GPS).
- ISS – Calculado sobre a receita de prestação de serviços, varia conforme o município onde o segmento estiver sediado.

Orientam-se ao empreendedor que atente ao tópico Exigências legais especificas, que inclui as normas e regulamentos que devem ser atendidos para operacionalização dessa atividade.