Você, síndico, sabe como redigir uma ata de assembleia/reunião de condomínio, seja ordinária, seja extraordinária? Se não sabe, fique atento que neste artigo irei ensinar como fazer.
Sugerirei, ainda, providências preparatórias voltadas a evitar o questionamento do teor das atas em juízo.
A verdade é que escrevi este texto por constatar que, na prática, redigir atas de reuniões de condomínio é a maior dificuldade que os síndicos costumam ter. Nada mais natural, já que a minoria das pessoas domina a redação de documentos ou conhece as formalidades que revestem o ato, legislação a respeito etc.
E você verá, ao final, que redigir uma ata, ao contrário do que parece, não é tão difícil como conquistar uma medalha de ouro nas Olimpíadas.
Como prometi, contudo, antes de falarmos da ata propriamente dita, darei algumas dicas do que fazer antes da reunião para evitar questionamento da legitimidade das decisões e do teor da ata em juízo.
1) Convocar a assembleia com antecedência razoável
A maior parte das convenções de condomínio, apesar de a Lei determinar que deveriam tratar do assunto[1], é silenciosa sobre qual seria a antecedência mínima razoável para a convocação de uma assembleia de condomínio.
E como a Lei delega para a convenção a definição desse prazo, também é omissa sobre.
Assim, com vistas a evitar questionamentos futuros sobre a razoabilidade do prazo, recomendo que o síndico convoque a assembleia com ao menos 10 (dez) dias de antecedência, por algum meio que permita comprovar que cada condômino foi cientificado da reunião[2].
Conforme melhor explicado adiante, o proprietário da unidade é que deve ser convocado, o que não impede que a correspondência, se for o meio de convocação eleito, seja entregue no próprio imóvel[3].
2) Verificar regularidade de representação e direito a voto de cada condômino presente
Mesmo que possa parecer uma missão desagradável, o síndico – ou o presidente escolhido para o ato, conforme melhor explicado adiante – deve verificar se cada um dos presentes tem condição de votar na assembleia.
Assim, deve verificar se o condômino presente:
Sugerirei, ainda, providências preparatórias voltadas a evitar o questionamento do teor das atas em juízo.
A verdade é que escrevi este texto por constatar que, na prática, redigir atas de reuniões de condomínio é a maior dificuldade que os síndicos costumam ter. Nada mais natural, já que a minoria das pessoas domina a redação de documentos ou conhece as formalidades que revestem o ato, legislação a respeito etc.
E você verá, ao final, que redigir uma ata, ao contrário do que parece, não é tão difícil como conquistar uma medalha de ouro nas Olimpíadas.
Como prometi, contudo, antes de falarmos da ata propriamente dita, darei algumas dicas do que fazer antes da reunião para evitar questionamento da legitimidade das decisões e do teor da ata em juízo.
1) Convocar a assembleia com antecedência razoável
A maior parte das convenções de condomínio, apesar de a Lei determinar que deveriam tratar do assunto[1], é silenciosa sobre qual seria a antecedência mínima razoável para a convocação de uma assembleia de condomínio.
E como a Lei delega para a convenção a definição desse prazo, também é omissa sobre.
Assim, com vistas a evitar questionamentos futuros sobre a razoabilidade do prazo, recomendo que o síndico convoque a assembleia com ao menos 10 (dez) dias de antecedência, por algum meio que permita comprovar que cada condômino foi cientificado da reunião[2].
Conforme melhor explicado adiante, o proprietário da unidade é que deve ser convocado, o que não impede que a correspondência, se for o meio de convocação eleito, seja entregue no próprio imóvel[3].
2) Verificar regularidade de representação e direito a voto de cada condômino presente
Mesmo que possa parecer uma missão desagradável, o síndico – ou o presidente escolhido para o ato, conforme melhor explicado adiante – deve verificar se cada um dos presentes tem condição de votar na assembleia.
Assim, deve verificar se o condômino presente:
É de fato o proprietário[4] do bem;
Tem, não sendo proprietário, procuração com poderes para representar o proprietário na assembleia;
Está quite com as suas obrigações condominiais, pois, estando inadimplente com o condomínio, perde seu direito a voto na assembleia;
3) Respeitar a “ordem do dia”
Salvo qualquer motivo de força maior ou falta de quórum[5], todos os temas que constarem da carta de convocação, e somente eles, devem ser deliberados e decididos na assembleia.
O síndico ou o presidente da sessão não podem, a seu bel prazer, incluir ou excluir temas na ordem do dia. Sobretudo incluir, já que qualquer decisão sobre tema que não conste da convocação pode ser anulada por decisão judicial a pedido de qualquer dos condôminos.
A inserção, muitíssimo comum em cartas de convocação, de um tópico denominado“outros assuntos de interesse do condomínio” não autoriza a deliberação seguida de votação sobre qualquer assunto sem previsão expressa.
Pelo contrário, autoriza tão somente que se debatam assuntos de interesse do condomínio, sem decidir, contudo, nada sobre esses temas não previstos expressamente na carta de convocação.
4) Eleger presidente e secretário para a reunião
Muito embora seja comum que o síndico cumule também a função de presidente das assembleias, uma função não tem necessariamente a ver com a outra.
Aliás, a função do síndico nas reuniões de condomínio é eleger um presidente da sessão. Não havendo, contudo, voluntários para essa função, poderá o síndico tranquilamente presidir o ato.
O presidente do ato escolherá um dos condôminos para secretariar o ato, reduzindo a termo tudo o for deliberado. É o secretário que efetivamente redigirá a ata.
Tanto presidente quanto secretário devem ser escolhidos entre os condôminos aptos a votar.
Recomendo que o presidente zele pra que a ata esteja pronta e apta a ser assinada ao fim da reunião, evitando possíveis discussões sobre sua autenticidade, assinatura por não presente etc.
O recomendável é que ata seja lida para todos ao final da assembleia, oportunizando a correção de algum ponto sobre o qual haja eventual discordância.
Passemos, então e finalmente, à ata em si. São requisitos da ata:
Data e hora de início da assembleia;
3) Respeitar a “ordem do dia”
Salvo qualquer motivo de força maior ou falta de quórum[5], todos os temas que constarem da carta de convocação, e somente eles, devem ser deliberados e decididos na assembleia.
O síndico ou o presidente da sessão não podem, a seu bel prazer, incluir ou excluir temas na ordem do dia. Sobretudo incluir, já que qualquer decisão sobre tema que não conste da convocação pode ser anulada por decisão judicial a pedido de qualquer dos condôminos.
A inserção, muitíssimo comum em cartas de convocação, de um tópico denominado“outros assuntos de interesse do condomínio” não autoriza a deliberação seguida de votação sobre qualquer assunto sem previsão expressa.
Pelo contrário, autoriza tão somente que se debatam assuntos de interesse do condomínio, sem decidir, contudo, nada sobre esses temas não previstos expressamente na carta de convocação.
4) Eleger presidente e secretário para a reunião
Muito embora seja comum que o síndico cumule também a função de presidente das assembleias, uma função não tem necessariamente a ver com a outra.
Aliás, a função do síndico nas reuniões de condomínio é eleger um presidente da sessão. Não havendo, contudo, voluntários para essa função, poderá o síndico tranquilamente presidir o ato.
O presidente do ato escolherá um dos condôminos para secretariar o ato, reduzindo a termo tudo o for deliberado. É o secretário que efetivamente redigirá a ata.
Tanto presidente quanto secretário devem ser escolhidos entre os condôminos aptos a votar.
Recomendo que o presidente zele pra que a ata esteja pronta e apta a ser assinada ao fim da reunião, evitando possíveis discussões sobre sua autenticidade, assinatura por não presente etc.
O recomendável é que ata seja lida para todos ao final da assembleia, oportunizando a correção de algum ponto sobre o qual haja eventual discordância.
Passemos, então e finalmente, à ata em si. São requisitos da ata:
Data e hora de início da assembleia;
Se iniciada após primeira ou segunda convocação;
O local em que foi realizada;
Por quem foi presidida;
Quem a secretariou;
Nomes ou número das unidades representadas pelos presentes;
Eventual presença de condômino impedido de votar;
Resumo da “ordem do dia” idêntica à que tiver contado da convocação;
Resumo claro, objetivo e preciso das decisões[6] tomadas na reunião, necessariamente com informação de alcance do quórum legal ou convencional necessário para a aprovação;
Resumo de outras discussões eventualmente ocorridas na reunião;
Sugestões de temas para a próxima pauta;
Discordâncias ou apontamentos porventura levantados por algum dos condôminos[7] e cuja inclusão em ata tenha sido por eles requerida;
Assinatura dos presentes[8], inclusive dos eventuais impedidos.
Seguidas as dicas procedimentais e respeitados, na confecção da ata, todos os seus requisitos, as chances de vir a ser invalidada por decisão judicial são ínfimas e você, síndico, presidente ou secretário de assembleia condominial, terá cumprido a sua árdua missão.
Se gostou deste artigo, compartilhe-o com seus amigos nas redes sociais e ajude mais pessoas a se informarem sobre o tema.
[1] Lei 4.591/64 – Art. 9º. (omissis)
(…)
3º Além de outras normas aprovadas pelos interessados, a Convenção deverá conter:
(…)
h) o modo e o prazo de convocação das assembléiasgerais dos condôminos;
[2] Correspondência com AR, protocolo de recebimento, e-mail com confirmação de leitura etc.. Em textos futuros falarei sobre formas mais atuais de convocação para assembleia de condomínio, sobretudo utilizando tecnologia.
[3] Afinal, por força da Lei de Locação – Lei 8.245/91 – o inquilino é obrigado a encaminhar ao locador as correspondências que receber a esse endereçadas (art. 23, VII).
[4] Também pode ser, conforme o caso, representante legal da empresa proprietária do bem, inventariante do espólio que seja dono, síndico da massa falida que possua o bem, promissário comprador da unidade etc.. Trataremos mais aprofundadamente do assunto em outros textos.
[5] Algumas decisões exigem quórum – número de votantes – qualificado – diferente da regra que é ½ dos presentes + 1 – de modo que podem ser anuladas as decisões que não respeitem esses mínimos. Trataremos melhor do assunto em textos futuros.
[6] Na ata devem ser descritas as decisões tomadas pela assembleia, sem necessidade de descrever, contudo, argumentos, considerações, votos vencidos etc., exceto se algum condômino assim o requerer;
[7] Mesmo que o relator da ata deva ser sucinto, com vistas a evitar gasto desnecessário de papel e dificuldade nas consultas futuras à ata, não deve suprimir nenhum fato ocorrido na reunião nem deixar de constar algo expressamente solicitado por algum dos condôminos, exceto se não guardar relação com o objeto da assembleia.
[8] O síndico não deve, como é comum, levar a ata para condôminos ausentes para que a assinem, anuindo ao ali decidido, mesmo não tendo comparecido, pois essa conduta pode tornar o ato sem valor se sua ata falsear a verdade.
Adrualdo Monte Alto - Sócio sênior da Monte Alto Advocacia & Consultoria, Especialista em Direito Imobiliário
Fonte: Artigos JusBrasil
Seguidas as dicas procedimentais e respeitados, na confecção da ata, todos os seus requisitos, as chances de vir a ser invalidada por decisão judicial são ínfimas e você, síndico, presidente ou secretário de assembleia condominial, terá cumprido a sua árdua missão.
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[1] Lei 4.591/64 – Art. 9º. (omissis)
(…)
3º Além de outras normas aprovadas pelos interessados, a Convenção deverá conter:
(…)
h) o modo e o prazo de convocação das assembléiasgerais dos condôminos;
[2] Correspondência com AR, protocolo de recebimento, e-mail com confirmação de leitura etc.. Em textos futuros falarei sobre formas mais atuais de convocação para assembleia de condomínio, sobretudo utilizando tecnologia.
[3] Afinal, por força da Lei de Locação – Lei 8.245/91 – o inquilino é obrigado a encaminhar ao locador as correspondências que receber a esse endereçadas (art. 23, VII).
[4] Também pode ser, conforme o caso, representante legal da empresa proprietária do bem, inventariante do espólio que seja dono, síndico da massa falida que possua o bem, promissário comprador da unidade etc.. Trataremos mais aprofundadamente do assunto em outros textos.
[5] Algumas decisões exigem quórum – número de votantes – qualificado – diferente da regra que é ½ dos presentes + 1 – de modo que podem ser anuladas as decisões que não respeitem esses mínimos. Trataremos melhor do assunto em textos futuros.
[6] Na ata devem ser descritas as decisões tomadas pela assembleia, sem necessidade de descrever, contudo, argumentos, considerações, votos vencidos etc., exceto se algum condômino assim o requerer;
[7] Mesmo que o relator da ata deva ser sucinto, com vistas a evitar gasto desnecessário de papel e dificuldade nas consultas futuras à ata, não deve suprimir nenhum fato ocorrido na reunião nem deixar de constar algo expressamente solicitado por algum dos condôminos, exceto se não guardar relação com o objeto da assembleia.
[8] O síndico não deve, como é comum, levar a ata para condôminos ausentes para que a assinem, anuindo ao ali decidido, mesmo não tendo comparecido, pois essa conduta pode tornar o ato sem valor se sua ata falsear a verdade.
Adrualdo Monte Alto - Sócio sênior da Monte Alto Advocacia & Consultoria, Especialista em Direito Imobiliário
Fonte: Artigos JusBrasil
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