A contratação de uma administradora de condomínio pode trazer mais segurança e organização para o seu condomínio. Entenda a importância de ter uma e qual a melhor escolha!
Porque contratar uma administradora de condomínios?
Uma boa administração é essencial para garantir um convívio harmonioso e respeitoso entre os condôminos além do bom funcionamento de toda estrutura condominial.
Nessa jornada o síndico pode e deve contar sempre que possível com o apoio de uma boa administradora de condomínios com quem irá dividir essa importante tarefa, que certamente fará toda a diferença complementando o trabalho do síndico, trazendo maior organização e um aspecto mais impessoal e profissional à administração condominial.
Entretanto, existem muitas dúvidas em relação ao trabalho de uma administradora de condomínios e sobre como ela pode contribuir de forma prática e dinâmica para garantir ao síndico e aos condôminos uma gestão condominial prática e eficiente.
Pensando nisso, preparamos um guia completo sobre o porquê ter uma administradora de condomínios e como escolher a melhor opção para o seu condomínio. Leia a seguir e entenda quais são os principais motivos para organizar seu condomínio de maneira profissional com o apoio de uma administradora!
Como contratar uma administradora de Condomínio?
Primeiramente é preciso esclarecer que existem diversos tipos de contratação, Representação do condomínio, Assessoria ou Consultoria, é preciso primeiro buscar entender quais as necessidades do condomínio para encontrar o perfil de contratação mais adequado a ele.
A representação por exemplo dá autonomia para a administradora realizar mudanças na forma de organização e em alguns casos, contratar um síndico profissional, esse modelo de contratação é comum em condomínios onde nenhum dos moradores deseja assumir responsabilidades relacionadas a administração condominial. Independente da forma de contratação é preciso formalizar esta contratação por meio de um contrato onde esteja especificado de forma minuciosa as obrigações de cada uma das partes.
Quais critérios devem ser utilizados na contratação de uma administradora?
A avaliação criteriosa de uma administradora de condomínios é o segredo do sucesso e do fracasso de sua contratação. Para que a contratação de uma administradora não se torne um pesadelo, antes de contratá-la o síndico deve avaliar questões importantes como:
Tempo de constituição da empresa observando o início na atividade contratada;
Verifique o capital social, o quadro societário e o objeto social da administradora;
Idoneidade financeira da empresa, existência de processos judiciais, protestos, negativações;
Referências no mercado. Peça uma lista de condomínios administrados pela empresa, ligue ou visite pessoalmente alguns de seus clientes;
Faça uma visita ao endereço físico da administradora, verifique se a estrutura e o número de funcionários são capazes de atender as necessidades de seu condomínio;
Analise o contrato com cuidado, tenha atenção redobrada com cláusulas de fidelidade e multas por resolução antecipada que muitas vezes podem representar um verdadeiro casamento para o condomínio.
Selecionadas e avaliadas as propostas, apresente-as ao conselho do condomínio. Salvo disposição em contrário na Convenção ou Estatuto a escolha final é do síndico, mas atenção, é importante que ela seja colocada em pauta e tenha a aprovação da assembleia de moradores.
A contratação de uma administradora dispensa o papel do síndico?
De maneira Nenhuma. O sindico de um condomínio tem um papel único e muito importante na organização e efetivação de tarefas, além de muita responsabilidade, é dele a responsabilidade civil e penal quando as atribuições do cargo não são cumpridas adequadamente, ocasionando prejuízos aos condôminos ou a terceiros ou ainda quando por ação ou omissão, adota ou deixa de adotar uma conduta que possa ser entendida como criminosa. Entretanto sua principal missão é sem dúvida atender de forma legítima aos anseios da coletividade a qual ele representa.
Dessa forma, independente de qual administradora for escolhida, o sindico é indispensável e sempre terá suas funções preservadas. Ele pode e deve averiguar se o trabalho da administradora de condomínios está sendo realizado de forma satisfatória.
Quais os principais motivos que fazem com que a contratação de uma administradora de condomínio seja uma boa escolha?
Além de entender qual o real trabalho de uma administradora de condomínio e suas funções dentro da administração, é preciso conhecer alguns motivos que fazem com que esta seja uma boa opção.
1- Maior transparência na gestão de recursos financeiros e maior credibilidade perante os condôminos
Para administrar um condomínio de forma ideal, é preciso lidar com questões administrativas de maneira organizada, separar e organizar de modo prático e eficiente todos os documentos que envolvem as finanças de seu condomínio é essencial, a organização desses documentos em livros contábeis torna a gestão do síndico mais transparente, e lhe garante maior credibilidade perante os condôminos.
Porém, esta tarefa pode ser difícil para um síndico, já que nem sempre este exerce a sindicatura de modo exclusivo e ainda que o faça em muitos condomínios sue diaadia está voltado para resolução de demandas internas e externas sejam elas ligadas à manutenção do condomínio ou a aos moradores.
Uma boa administradora de condomínios oferece a seus clientes um melhor gerenciamento de documentos, compila mensalmente todos os documentos relativos às finanças do condomínio como notas fiscais, holerites, comprovantes de pagamento, extratos bancários entre outros documentos em Balancetes físicos que posteriormente podem ser consultados pelos condôminos ou ainda acessados remotamente.
2- Melhor comunicação com os condôminos e minimização de problemas.
Uma administradora pode fazer com que problemas corriqueiros da administração do condomínio, mas que geram muito desgaste sejam minimizados, é o caso do descumprimento de normas condominiais. Com o apoio de profissionais capacitados e com base na legislação condominial a administradora pode confeccionar notificações e multas para condôminos infratores, além de emitir comunicados e circulares, minimizando o nível de preocupações de um síndico.
3- Orientação específica na contratação de funcionários e serviços de forma eficiente além de oferecer um departamento de RH.
As empresas de administração de condomínios possuem prática e reconhecem qual o perfil ideal de funcionários para atender todas as demandas dos moradores do condomínio e suas exigências.
Uma administradora de condomínios também pode fazer todo o trabalho de departamento pessoal dos funcionários, folha de pagamento de salário, férias, 13º, rescisão, aplicação de advertências e suspensão, além de toda a parte legal e burocrática de contratação. Isto pode ser muito útil para que os compromissos junto aos funcionários sejam cumpridos em tempo hábil bem como para evitar que prazos sejam perdidos gerando multas e até mesmo demandas judiciais.
4- Melhor custo benefício para realização de cobranças dos inadimplentes
Uma das principais razões que levam a contratação de serviços de uma administradora é sem sombra de dúvida a realização de cobranças dos inadimplentes. Isto porque, é certo que a cobrança realizada pelo síndico gera além de desentendimentos muito transtorno, e em muitos casos pode ocasionar uma verdadeira tragédia.
Uma administradora de condomínios realiza de forma profissional a cobrança das cotas condominiais, sem gerar os inconvenientes experimentados pelos síndicos, além disso, o Know-how destas empresas aliado ao treinamento e capacitação dos profissionais de cobrança sempre garantem ao condomínio melhores resultados na recuperação da inadimplência.
5- Departamento jurídico, segurança na tomada de decisões e orientação especializada.
Além de administrar todas as questões burocráticas de um condomínio, muitas empresas de administração de condomínios oferecem também um departamento jurídico com expertise em Direito Condominial e profissionais aptos a atenderem demandas que envolvem a rotina condominial.
Assinar contratos fica muito mais simples quando se pode contar com a assessoria de um profissional especializado capaz de avaliar os contratos a serem assumidos pelo condomínio.
É uma segurança para qualquer condomínio saber que pode recorrer aos advogados da administradora sempre que houver qualquer dúvida em relação à legislação condominial.
Danubia Santos - Advogada especialista em Direito Imobiliário atuante em Direito Condominial fornece assessoria jurídica completa preventiva ou judicial para condomínios, associações de moradores e investidores do ramo imobiliário. No Direito Sucessório atua em inventários e heranças judiciais ou extrajudiciais no Brasil e no Exterior.
Fonte: Artigos JusBrasil
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